E-Rechnung

Die Regelungen können auch für Vereine, Selbstständige, Freiberufler oder andere Organisationen relevant sein, wenn sie unternehmerisch tätig sind. Ob im Einzelfall eine E-Rechnung erforderlich ist, hängt von der jeweiligen Tätigkeit und dem konkreten Geschäftsvorgang ab. 

Die E-Rechnung soll die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unterstützen und die Rechnungsverarbeitung zwischen Unternehmen vereinfachen. Durch strukturierte Rechnungsdaten können manuelle Erfassungsaufwände reduziert, Medienbrüche vermieden und Fehler bei der Übertragung von Rechnungsinformationen verringert werden. 

Die Regelungen können auch für Vereine, Selbstständige, Freiberufler oder andere Organisationen relevant sein, wenn sie unternehmerisch tätig sind. Ob im Einzelfall eine E-Rechnung erforderlich ist, hängt von der jeweiligen Tätigkeit und dem konkreten Geschäftsvorgang ab.

Die E-Rechnung ist für Rechnungen an Geschäftskunden relevant sein, zum Beispiel für Leistungen aus den Bereichen Strom, Erdgas, Telekommunikation oder weitere geschäftliche Vertragsverhältnisse. Entscheidend ist, ob der jeweilige Rechnungsvorgang unter die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung fällt.

ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Das PDF ist für Menschen lesbar, während die XML-Daten von geeigneten Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verarbeitet werden können. 

Ja. Bei ZUGFeRD erhalten Sie eine Datei, die weiterhin als PDF lesbar ist. Zusätzlich enthält diese Datei strukturierte Rechnungsdaten, die elektronisch verarbeitet werden können. 

Nein. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht nicht nur aus einem sichtbaren PDF. Sie enthält zusätzlich strukturierte XML-Daten, die in die Datei eingebettet sind. Gerade diese strukturierten Daten machen die elektronische Weiterverarbeitung möglich. 

Eine einfache PDF-Rechnung ist im Wesentlichen eine bildhafte oder textbasierte Darstellung der Rechnung. Sie kann gelesen, aber in der Regel nicht ohne Weiteres automatisiert verarbeitet werden. Eine E-Rechnung enthält dagegen strukturierte Rechnungsdaten in einem elektronischen Format. Diese Daten können von geeigneten Systemen ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

ZUGFeRD und XRechnung sind Formate für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Beide Formate können grundsätzlich für E-Rechnungen geeignet sein, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. 

Für Rechnungen zwischen Unternehmen im B2B-Bereich wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt. Eine Leitweg-ID ist vor allem im Zusammenhang mit Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevant.

Grundsätzlich ist die Angabe einer persönlichen E-Mail-Adresse möglich, wenn diese für den Rechnungsempfang vorgesehen ist. Wir empfehlen jedoch eine zentrale Funktionsadresse, damit Rechnungen unabhängig von einzelnen Personen zuverlässig zugestellt und verarbeitet werden können. 

Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen für unterschiedliche Verträge, Standorte, Sparten oder interne Zuständigkeiten nutzen möchten, sollten diese Angaben eindeutig zuordenbar sein. Bitte achten Sie darauf, dass klar erkennbar ist, welche E-Mail-Adresse für welchen Rechnungsvorgang gelten soll. 

Ohne aktuelle Rechnungs-E-Mail-Adresse kann die elektronische Zustellung Ihrer Rechnungen nicht zuverlässig vorbereitet werden. Bitte hinterlegen Sie Ihre Rechnungsadresse deshalb rechtzeitig, damit Ihre E-Rechnungen künftig korrekt zugestellt werden können. Bald haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten hier selbst zu erfassen – wir arbeiten gerade an einer Lösung.

Für eine automatisierte Verarbeitung ist eine Software erforderlich, die ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten kann. Bitte prüfen Sie daher, ob Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System dieses Format unterstützt. Wenn Sie unsicher sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Softwareanbieter oder Ihre IT-Abteilung. 

Ja. Da ZUGFeRD eine lesbare PDF-Komponente enthält, können Sie die Rechnung grundsätzlich auch visuell anzeigen. Die strukturierte Weiterverarbeitung der eingebetteten Rechnungsdaten setzt jedoch eine geeignete Software voraus.

Nein. Die E-Rechnung muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Daraus ergibt sich jedoch nicht automatisch die Pflicht, dass Sie die Rechnung tatsächlich automatisiert weiterverarbeiten müssen. Sie können die Möglichkeiten der digitalen Verarbeitung nutzen, sind dazu aber nicht allein aufgrund der E-Rechnung verpflichtet.

Ja. Der Versand per E-Mail ist ein möglicher Übermittlungsweg für E-Rechnungen. Wichtig ist, dass die Rechnung in einem zulässigen strukturierten elektronischen Format bereitgestellt wird.

Ja. Für den Empfang einer E-Rechnung kann grundsätzlich ein E-Mail-Postfach ausreichend sein. Bitte stellen Sie sicher, dass das Postfach erreichbar ist, regelmäßig geprüft wird und eingehende Rechnungen intern verarbeitet werden können. 

Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich bestimmte Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Es gibt Ausnahmen, zum Beispiel für bestimmte Kleinbetragsrechnungen, bestimmte steuerfreie Umsätze oder Rechnungen an Privatpersonen. Ob eine E-Rechnung erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Geschäftsvorgang ab.

Ja. Ausnahmen können beispielsweise für Rechnungen an private Endverbraucher, bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder bestimmte weitere Sonderfälle gelten. 

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können besondere Vorgaben gelten, zum Beispiel im Zusammenhang mit der XRechnung oder der Leitweg-ID. Diese Regelungen sind von den allgemeinen B2B-Vorgaben zu unterscheiden und können zusätzlich zu beachten sein. 

Wenn für eine Rechnung die Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung besteht, ist grundsätzlich auch eine Rechnungsberichtigung als E-Rechnung auszustellen.  

Nein. Zahlungsfristen, Bankverbindungen und Zahlungswege ändern sich durch die Umstellung auf E-Rechnung nicht automatisch. Bitte beachten Sie weiterhin die Angaben auf der jeweiligen Rechnung und in Ihren Vertragsunterlagen. 

Die gesetzlich erforderlichen Rechnungsangaben bleiben weiterhin Bestandteil der Rechnung. Zusätzlich müssen die relevanten Angaben in strukturierter elektronischer Form enthalten sein, damit die Rechnung elektronisch verarbeitet werden kann. 

Abschlagspläne gelten bei eins nicht als Rechnungen im gesetzlichen Sinne und unterliegen daher nicht den Anforderungen an ein E-Rechnungsformat.

E-Rechnungen müssen entsprechend den geltenden steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten archiviert werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die Rechnung während der Aufbewahrungsfrist vollständig, unverändert und lesbar beziehungsweise auswertbar bleibt. Bitte stimmen Sie Details gegebenenfalls mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem internen Rechnungswesen ab.